Gestion d’entreprise : focus sur les différentes sortes de documents administratifs
Pour assurer la pérennité d’une entreprise, il est essentiel de bien la gérer. Cela passe, avant tout, par une bonne organisation du travail au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire d’utiliser certains supports. C’est le cas, par exemple, des différents types de bons. Ces derniers sont également considérés comme des documents administratifs.
Quels sont les différents types de bons ?
Il existe plusieurs types de bons. Ils sont utilisés afin de bien s’organiser au sein de l’entreprise. Parmi les différents types de bons employés par les entreprises, il y a le bon de commande. Ce dernier sert, comme son nom l’indique, à tracer les informations. Il contient, en effet, toutes les données concernant la commande. Il s’agit, notamment, d’informations sur l’entreprise, le client et le produit que celui-ci souhaite acquérir. Le prix du produit ainsi que ses caractéristiques sont également incluses dans ce document. Les bons de commande sont surtout utilisés pour gérer les commandes. Ils permettent également de bien informer les personnes en charge du stock. Ceci afin qu’ils puissent récupérer le bon produit.
En plus du bon de commande, il y a également le bon de livraison. Ce dernier est nécessaire pour justifier qu’une livraison a bien eu lieu. Que ce soit au sein même de l’entreprise ou au domicile du client. L’élaboration d’un bon de livraison n’est pas obligatoire. Toutefois, il s’agit d’un justificatif qui peut se révéler utile pour le livreur et pour l’entreprise. Le bon d’intervention fait aussi partie de la liste. Il permet de suivre les interventions du service technique. Que ce soit pour la réparation ou pour l’installation d’un matériel électrique par exemple. Le bon d’intervention justifie qu’un service a été prodigué à un tiers. Les factures sont également considérées comme des documents administratifs. Le plus pratique quand on utilise des bons, c’est d’opter pour un carnet autocopiant.
Utiliser des carnets autocopiants
Les différentes sortes de bons sont plus pratiques lorsqu’ils sont présentés sous forme de carnets autocopiants. En effet, ces derniers contiennent des liasses autocopiantes qui permettent de produire plusieurs exemplaires du même document. Lors d’une transaction, il est possible de fournir une copie du document administratif au client. Cela permet aux deux parties de disposer de toutes les informations concernant la transaction. Ce qui peut s’avérer très utile en cas de litige. Employer un carnet autocopiant donne la possibilité de conserver divers documents. Pour un carnet de bons de commande, par exemple, il suffit de détacher la feuille destinée au client.
L’avantage avec les carnets autocopiants, c’est que les informations sont saisies manuellement. Ce qui réduit le risque de faire des fautes lors de l’enregistrement. L’emploi de ce genre de support permet également de faire des économies. Effectivement, l’entreprise n’a pas besoin d’utiliser plus d’encre. Ce qui est le cas pour les documents sous format numérique qu’il faut imprimer. Les carnets autocopiants ont de multiples usages. Certains contiennent des liasses de bons de commande ou de bons de livraison ou de bons d’intervention. Les factures sont également présentées sous forme de carnets autocopiants. L’avantage de ce genre de support, c’est qu’il permet de faciliter le travail de manière considérable. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à se rapprocher d’une imprimerie spécialisée pour s’en procurer.