Quelles sont les différentes tâches d’un secrétaire téléphonique ?
Un secrétariat téléphonique est un service indispensable aux entrepreneurs. Il permet à toutes les structures telles que les TPME, les grands groupes, les indépendants, les libéraux, les commerçants… de déléguer une partie ou toutes les missions associées à ce poste. Les missions sont effectivement réalisées par un secrétaire ou une équipe de plusieurs secrétaires expérimentés dans le domaine. Ils peuvent opérer en freelance ou dans une entreprise spécialisée.
La permanence téléphonique
Les dirigeants et leurs collaborateurs peuvent se focaliser particulièrement sur un projet d’une importance capitale en confiant la permanence téléphonique de l’entreprise à un service de secrétariat téléphonique.
Généralement, la permanence téléphonique reste le principal point de contact avec les clients. Si elle est mal organisée, elle aura un impact négatif incontrôlable sur l’image entière de l’entreprise commanditaire. D’où l’importance de le confier à des experts pour de meilleurs résultats. Souvent, une entreprise de secrétariat téléphonique propose des prestations à la carte et une assistance qualifiée dans la gestion des communications par téléphone. Les télésecrétaires ont la capacité d’orienter les appelants, mais aussi à les satisfaire.
Dans le domaine de la permanence téléphonique, les secrétaires s’occupent particulièrement de l’accueil personnalisé des appels au nom de la société cliente. Ils se chargent également des transferts des appels vers d’autres responsables hiérarchiques dans des cas particuliers. En plus de cela, ils assurent la gestion des réclamations et des questions, la prise de message… Ils maîtrisent la plupart des techniques et les règles imposées dans le secteur.
La gestion des rendez-vous et des agendas
Il est souvent compliqué pour un secrétaire en interne d’assurer la gestion des agendas de leurs dirigeants et ceux des autres collaborateurs. C’est surtout le cas lors des périodes de pics d’activité. Il faut dire qu’un secrétariat téléphonique est en mesure d’effectuer cette tâche. Lorsque ce service est externalisé, le télésecrétaire maîtrise souvent les différents aspects et les étapes de la gestion des rendez-vous. Il facilite le suivi d’un planning précis avec une meilleure synchronisation entre les équipes.
Les secrétaires téléphoniques peuvent garantir une meilleure gestion du temps. Ils prévoient en effet les plages horaires en fonction des besoins de chaque individu. Ils ont la capacité à organiser les plans d’action à réaliser avant chaque semaine ou bien chaque journée. Cela peut être des rendez-vous ou de nombreuses autres obligations. L’essentiel serait d’obtenir un planning clair et fiable.
La retranscription audio
Actuellement, les missions d’une société de secrétariat téléphonique s’étendent vers d’autres rôles plus spécifiques. C’est le cas de la retranscription audio. Cette fonction est surtout importante pour les professionnels qui ont l’habitude d’enregistrer leurs entretiens ou réunions sous format audio. Par ailleurs, ils n’ont pas souvent le temps pour les convertir en fichier texte. D’où la raison de se tourner vers des experts pour répondre aux besoins d’informations des collaborateurs d’une société.
Généralement, les secrétaires téléphoniques ont la capacité à transcrire à l’écrit tous les enregistrements vidéo ou audio. Il peut notamment s’agir de conférences, interviews, débats, conversations… La retranscription est une sorte de dictée numérique. Pour mener à bien cette tâche, les structures spécialisées utilisent des équipements innovants pour une meilleure écoute et compréhension des enregistrements. D’ailleurs, ils ont parfois une capacité singulière de reconnaissance des erreurs de langage. Ils rédigent un compte rendu intégral et synthétique. Ils savent faire sortir uniquement les éléments les plus importants à comprendre.
Actuellement, cette mission intéresse grandement différents professionnels de plusieurs secteurs. Il s’agit, notamment des médecins, TPME, avocats… Il faut dire que les avantages procurés par cette externalisation sont bien palpables. Déjà, chaque professionnel profitera d’un gain de temps certainement non négligeable. La rapidité des agents est un atout singulier qui permet de traiter rapidement les enregistrements. Ils ont également une très forte performance en syntaxe et orthographe. Ils ont été bien formés et expérimentés dans le domaine. Ce qui permet d’obtenir de très bons résultats.
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